Hysbysiad preifatrwydd i ymgeiswyr dros dro a pharhaol
Cwmpas a throsolwg
Cyhoeddir yr hysbysiad preifatrwydd hwn ar ran Acacium Group a’i holl gwmnïoedd grŵp. Mae rhestr lawn o’n cwmnïoedd grŵp a’u henwau masnachol ar gael yn https://acaciumgroup.com/affiliates/. Mae’r holl gyfeiriadau at Acacium Group yn cyfeirio at y cwmnïoedd hyn. Os oes angen copi wedi’i argraffu arnoch o’n cwmnïoedd grŵp cysylltiedig, cysylltwch â ni gan ddefnyddio’r manylion isod.
Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol pan fyddwch chi’n gwneud cais i weithio dros dro neu’n barhaol gyda Acacium Group fel ymgeisydd.
Pan fyddwn yn dweud “ni” neu “ein” yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn, rydyn ni’n cyfeirio at unrhyw gwmni yn Acacium Group sy’n prosesu eich data personol chi.
Rheolwr eich data personol yw ICS Operations Limited, trading as Xyla Health & Social Services.
Cysylltwch â ni drwy ddefnyddio’r manylion isod os oes gennych chi gwestiynau am yr hysbysiad preifatrwydd hwn neu ddata personol amdanoch chi rydym ni’n ei ddefnyddio:
- drwy e-bostio: dpo@acaciumgroup.com; neu
- drwy ysgrifennu at: Swyddog Diogelu Data, Acacium Group, Registered Office, 9 Appold Street, London, EC2A 2AP
Os oes gennych chi bryderon am y data personol rydyn ni’n ei ddefnyddio amdanoch chi, mae gennych chi’r hawl i wneud cwyn ar unrhyw adeg gerbron Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), sef yr awdurdod sy’n goruchwylio materion diogelu data yn y DU, drwy gysylltu â nhw drwy www.ico.org.uk. Fodd bynnag, byddem yn gwerthfawrogi’r cyfle i ymdrin â’ch pryderon cyn i chi fynd at yr ICO, felly mae croeso i chi gysylltu â ni i ddechrau.
Rydyn ni’n adolygu’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rheolaidd a byddwn yn ei ddiweddaru lle bo angen. Byddwn yn eich hysbysu am newidiadau o bwys. Fodd bynnag, rydyn ni’n argymell i chi adolygu’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rheolaidd drwy’r ddolen a ddarperir i sicrhau bod gennych chi’r wybodaeth fwyaf cyfoes. Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn diwethaf ar 09/02/2023.
1. Pryd bydd yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol?
Bydd yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol i ddata personol rydyn ni’n ei gasglu gennych chi yn yr amgylchiadau canlynol:
- pan fyddwch yn cwblhau ffurflen gais drwy’r wefan am gyfle swydd;
- pan fyddwch chi’n cwrdd â ni mewn ffair recriwtio ac yn rhoi eich manylion chi i ni i ddechrau’r broses recriwtio;
- pan fyddwch yn siarad â ni dros y ffôn (a gellir recordio hyn at ddibenion monitro) mewn perthynas â gwneud cais am gyfle swydd a byddwn yn eich tywys chi drwy’r broses recriwtio;
- pan fyddwch chi’n e-bostio eich CV neu ddogfennau mewn perthynas â chyfle swydd at un o’n tîm recriwtio ac rydyn ni’n cysylltu â chi i ddechrau’r broses recriwtio; neu
- pan fyddwch chi’n rhoi eich manylion ar y cyfryngau cymdeithasol neu ar wefan hysbysfwrdd swyddi, gan nodi eich bod chi’n chwilio am gyfleoedd swydd ac rydym ni’n cysylltu â chi i ddechrau’r broses recriwtio.
Rydyn ni’n ymrwymedig i sicrhau y caiff eich preifatrwydd ei ddiogelu. Os byddwch chi’n rhoi data personol i ni, gallwch fod yn dawel eich meddwl y caiff ei ddefnyddio’n unol â’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn unig.
2. Beth yw’r sail gyfreithiol dros ddefnyddio eich data personol?
Byddwn ni dim ond yn defnyddio eich data personol pan fydd y gyfraith yn galluogi i ni wneud hynny. Gan amlaf, byddwn yn defnyddio eich data personol am y rhesymau isod. Yn gyffredinol, gelwir y rhain yn sail gyfreithiol dros brosesu.
- Cyflawni Contract – mae prosesu’n angenrheidiol er mwyn cyflawni contract lle rydych chi’n barti neu er mwyn cymryd camau ar eich cais chi cyn ymrwymo i gontract.
- Diddordebau dilys – mae prosesu yn angenrheidiol at ddibenion y diddordebau dilys mae ICS Operations Limited neu drydydd parti yn eu canlyn, ac eithrio lle caiff diddordebau o’r fath eu disodli gan eich diddordebau chi neu eich hawliau a’ch rhyddid sylfaenol chi sy’n gofyn am ddiogelu data personol.
- Rhwymedigaeth Gyfreithiol – mae prosesu yn angenrheidiol er mwyn i ni gydymffurfio â’n rhwymedigaeth gyfreithiol a/neu rwymedigaeth reoleiddio y mae OCS Operations Limited yn destun iddo.
- Cydsyniad – rydych chi wedi rhoi eich cydsyniad i brosesu eich data personol at ddibenion prosesu y ceir manylion amdano yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn.
Byddwn dim ond yn defnyddio eich data personol at y dibenion y cafodd ei gasglu ar eu cyfer, oni bai ein bod ni’n ystyried yn rhesymol bo angen i ni ei ddefnyddio am reswm arall a bod y rheswm hwnnw’n gydnaws â diben gwreiddiol yr hysbysiad preifatrwydd.
Sylwer drwy gydol y broses recriwtio a thra y byddwch yn ymgeisydd, ni fyddwch yn destun unrhyw benderfyniadau awtomatig.
Mae’r tabl isod yn amlinellu’r data personol y byddwn ni’n ei gasglu ac yn ei ddefnyddio amdanoch chi a’r sail gyfreithiol rydyn ni’n gweithio arni, fel yr amlinellwyd uchod.
| I bwy mae hyn yn berthnasol? | Data personol rydyn ni’n ei gasglu | Diben prosesu | Sail gyfreithiol |
| Ymgeiswyr dros dro a pharhaol | Manylion cyswllt sylfaenol: enw cyfreithiol llawn; rhif ffôn; cyfeiriad e-bost; a chyfeiriad post* | I ymrwymo i gontract gyda chi ar gyfer ein gwasanaethau I’ch galluogi chi i ddewis sut rydyn ni’n cysylltu â chi I’n galluogi ni i gyfathrebu a rheoli ein perthynas ni â chi wrth ddod o hyd i gyfleoedd swyddi unigol a thra y byddwch chi’n gweithio gyda ni I’ch galluogi chi i dderbyn hysbysiadau am swyddi ar gyfer cyfleoedd swyddi addas I’n galluogi ni i anfon gohebiaeth fusnes atoch chi sy’n ymwneud â gweithio gyda Acacium Group I’n galluogi ni i’ch adnabod chi wrth eich paru chi â chyfle swydd posib | Cyflawni Contract |
| I gynnal gwiriadau cefndir i sicrhau eich bod chi’n ddiogel i weithio gyda chleientiaid ac unigolion Acacium Group I’n galluogi ni i anfon unrhyw newidiadau cyfreithiol neu reoleiddio a allai effeithio arnoch chi, er enghraifft newidiadau i reoliadau trethi | Rhwymedigaeth Gyfreithiol | ||
| Ymgeiswyr dros dro a pharhaol | Dogfennau adnabod: pasbort; fisa; tystysgrif geni; trwydded yrru; neu dystysgrif mabwysiadu* | I wirio bod eich hunaniaeth yn gywir | Rhwymedigaeth Gyfreithiol |
| Ymgeiswyr dros dro a pharhaol | Dogfennau prawf cyfeiriad: trwydded yrru; datganiad banc; biliau cyfleustodau; neu ddatganiadau ariannol* | I wirio bod eich cyfeiriad yn gywir | Rhwymedigaeth Gyfreithiol |
| Ymgeiswyr dros dro a pharhaol | Dyddiad geni* | I wirio eich hunaniaeth yn unol â dogfennaeth ofynnol I gynnal gwiriadau cefndir i sicrhau eich bod chi’n ddiogel i weithio gyda chleientiaid ac unigolion Acacium Group | Rhwymedigaeth Gyfreithiol |
| Ymgeiswyr dros dro | Perthynas agosaf | I’n galluogi ni i gysylltu â rhywun ar eich rhan os bydd argyfwng | Diddordebau Dilys |
| Ymgeiswyr dros dro a pharhaol | Prawf o’ch statws mewnfudo a’ch hawl gyfreithiol i weithio* | I ddangos y gallwch chi weithio’n gyfreithlon yn y wlad lle mae’r cyfle swydd | Rhwymedigaeth Gyfreithiol |
| Ymgeiswyr dros dro a pharhaol | Prawf o newid enw* | I wirio eich hunaniaeth am resymau cyfreithiol a rheoleiddio os yw dogfennau eraill dan enw gwahanol I gadarnhau bod gennym yr wybodaeth fwyaf cywir a chyfoes | Rhwymedigaeth Gyfreithiol |
| Ymgeiswyr dros dro a pharhaol | Prawf o gofrestriad dilys gyda’r corff rheoleiddio gofynnol* | I wirio cymwysterau proffesiynol a’ch ffitrwydd i weithio’n gyfreithlon yn eich proffesiwn | Rhwymedigaeth Gyfreithiol |
| I’n galluogi ni i’ch lleoli chi fel gweithiwr proffesiynol cymwys mewn cyfleoedd swyddi addas | Cyflawni Contract | ||
| Ymgeiswyr dros dro | Hanes cyflogaeth flaenorol gydag asiantaethau eraill* | I asesu meini prawf i gadarnhau a ydych chi’n gymwys am hawliau Rheoleiddio Gweithwyr Asiantaeth | Rhwymedigaeth Gyfreithiol |
| Ymgeiswyr dros dro a pharhaol | Hanes cyflogaeth lawn a thystiolaeth o gymwysterau perthnasol* | I ddod o hyd i gyfleoedd swyddi addas yn eich proffesiwn dewisol lle mae gennych chi brofiad I wirio cymwysterau proffesiynol a hanes cyflogaeth perthnasol | Cyflawni Contract |
| Ymgeiswyr nyrsio dros dro | Tystiolaeth o restrau gwirio sgiliau proffesiynol* | Cynnal gwiriadau cefndir i sicrhau eich bod chi’n ddiogel i weithio gyda chleientiaid ac unigolion Acacium Group I wirio sgiliau proffesiynol i sicrhau eich bod chi’n cael eich rhoi mewn swydd lle gallwch chi fodloni’r cymwyseddau gofynnol yn ddiogel I’ch paru chi â rôl addas | Cyflawni Contract |
| Ymgeiswyr dros dro | Atebion i gwestiynau cyfweliad cymhwysedd* | I wirio cymwysterau a phrofiad proffesiynol I gadarnhau’r math o rôl rydych chi’n chwilio amdani I ddod o hyd i gyfleoedd swyddi addas yn eich proffesiwn dewisol | Cyflawni Contract |
| Ymgeiswyr dros dro cymwys | Tystiolaeth o yswiriant indemniad proffesiynol dilys* | I sicrhau bod gennych chi yswiriant indemniad proffesiynol digonol | Rhwymedigaeth Gyfreithiol |
| Gofyniad i ni gael a chynnal polisïau yswiriant | Diddordebau Dilys | ||
| Ymgeiswyr dros dro a pharhaol | Manylion canolwyr a chynnwys geirdaon* | I gynnal gwiriadau cefndir i sicrhau eich bod chi’n ddiogel i weithio gyda chleientiaid ac unigolion Acacium Group drwy gael o leiaf dau eirda I wirio eich profiad a’ch ffitrwydd i weithio yn eich proffesiwn dewisol I gadarnhau y gallwch chi weithio i asiantaeth drwy sicrhau nad ydych chi’n gweithio gormod o oriau neu nad ydych chi’n hawlio budd-daliadau statudol eraill wrth weithio gyda ni, er enghraifft, tâl salwch neu dâl mamolaeth | Rhwymedigaeth Gyfreithiol |
| I ddod o hyd i gyfleoedd swyddi addas yn eich proffesiwn dewisol a pharu eich profiad a’ch sgiliau | Cyflawni Contract | ||
| Ymgeiswyr dros dro | Tystiolaeth o asesiadau cymhwysedd craidd* | I wirio eich cydymffurfiaeth mewn cymwyseddau craidd i’n galluogi ni i ddod o hyd i gyfleoedd swyddi addas i chi I gynnig y cyfle i chi gyflawni cymwyseddau craidd | Cyflawni Contract |
| Ymgeiswyr dros dro | Ffotograffau neu ddelweddau digidol* | I roi bathodyn ID i chi ei wisgo tra byddwch chi’n gweithio, i roi tystiolaeth o’ch hunaniaeth a diogelu ein cleientiaid sy’n agored i niwed | Diddordebau Dilys |
| Ymgeiswyr dros dro | Gwybodaeth ariannol: manylion banc; manylion cwmnïoedd ymbarél; manylion cwmnïoedd cyfyngedig; tystiolaeth o gôd treth; neu dystiolaeth o fudd-daliadau statudol* | I ni fodloni gofynion cyfreithiol ynghylch trethi a thalu, gan gynnwys talu am y gwaith rydych chi’n ei wneud, talu treuliau a thâl am wyliau blynyddol | Rhwymedigaeth Gyfreithiol |
| Ymgeiswyr dros dro | Manylion sy’n ymwneud â: beichiogrwydd; tadolaeth; mabwysiadu; neu fenthyg croth* | I ddarparu amser i ffwrdd priodol i chi I ddarparu unrhyw dâl statudol gofynnol i chi I sicrhau y cewch chi eich rhoi mewn amgylchedd gweithio diogel | Rhwymedigaeth Gyfreithiol |
| Ymgeiswyr dros dro | Manylion am eich argaeledd i weithio a chofnod o sifftiau neu leoliadau a gwblhawyd gyda ni* | I sicrhau eich bod chi’n bodloni gofynion Rheoliadau Amser Gweithio ac yn cymryd/cynllunio egwyliau gorffwys digonol a gwyliau blynyddol | Rhwymedigaeth Gyfreithiol |
| I’n galluogi ni i ddod o hyd i gyflogaeth addas i chi pan fyddwch chi’n dymuno gweithio | Cyflawni Contract | ||
| Ymgeiswyr dros dro | Manylion cerdyn talu* | I brosesu eich taliad am wiriadau troseddol os cânt eu cynnal drwy Acacium Group I brosesu eich taliad am dystysgrifau asesu cymhwysedd os cânt eu cynnal drwy’r Acacium Group I’ch galluogi chi i brynu’r gwisgoedd gofynnol i’ch galluogi chi i gynrychioli ni yn y gwaith | Cyflawni Contract |
| Ymgeiswyr dros dro | Manylion arfarniad* | I’n galluogi i ni gynorthwyo wrth brosesu gofynion ailddilysu (nyrsys a meddygon) | Rhwymedigaeth Gyfreithiol |
| I barhau i asesu eich addasrwydd i gyflawni eich rôl I gynnig cymorth i chi a pharhau i gynnig cyflogaeth i chi | Cyflawni Contract | ||
| Ymgeiswyr dros dro a pharhaol | Manylion am ddigwyddiadau a chwynion cyn ymuno â ni neu wrth weithio gyda ni* | I gynnal gwiriadau cefndir i sicrhau proses recriwtio mwy diogel I sicrhau eich bod chi’n ffit i weithio yn eich proffesiwn dewisol I gynnal ymchwiliadau cyfreithiol neu reoleiddio neu gynorthwyo gyda nhw | Rhwymedigaeth Gyfreithiol |
| Ymgeiswyr dros dro a pharhaol | Ymchwil i’r farchnad | I wella ein gwasanaethau I gael gwybod sut clywsoch chi amdanom ni I argymell gweithwyr proffesiynol perthnasol eraill i ni | Diddordebau Dilys |
3. Pa ddata personol a oes rhaid i chi ei roi i ni fel rhan o ofyniad statudol/rheoleiddio neu gontractaidd?
Mewn rhai amgylchiadau penodol, bydd yn rhaid i chi roi data personol i ni am ofyniad cyfreithiol/statudol neu i ymrwymo i gontract. Pan fydd hyn yn berthnasol, rydyn ni wedi nodi’r amgylchiadau hyn yn y tabl uchod gyda “*.” Os na fyddwch chi’n rhoi’r data personol pan ofynnir amdano, efallai na fyddwn ni’n gallu eich derbyn chi fel ymgeisydd neu barhau i roi cyfleoedd swyddi i chi.
4. Pa gategori arbennig neu ddata troseddol mae Acacium Group yn ei brosesu amdanoch chi?
Drwy eich cais a thrwy gydol eich amser fel ymgeisydd, bydd yn ofynnol i ni gasglu a defnyddio data personol am eich hanes meddygol ac unrhyw salwch sydd gennych. Gelwir yr wybodaeth hon yn “ddata categori arbennig.” Gan ddibynnu ar y cyfle swydd, byddwn ni hefyd yn prosesu gwybodaeth am euogfarnau troseddol amdanoch chi drwy’r Swyddfa Cofnodion Troseddol. Pan fyddwn ni’n casglu data categori arbennig a data am euogfarnau troseddol amdanoch chi, byddwn yn eich darparu chi â gwybodaeth ychwanegol am sut byddwn ni’n defnyddio eich data categori arbennig a’ch data am euogfarnau troseddol.
5. Pa ddata personol ychwanegol ydyn ni’n ei ddefnyddio ac yn ei brosesu amdanoch chi drwy gydol eich amser yn gweithio gyda ni?
Tra byddwch chi’n gofrestredig gyda ni, efallai y bydd angen i ni gasglu a defnyddio data personol ymhellach. Gellir cael y data personol hwn gennych chi’n uniongyrchol neu gan drydydd partïon, fel yr amlinellwyd isod:
- Cleientiaid – efallai y byddwn ni’n cael ffurflenni adborth ar ôl lleoliadau neu i gefnogi ymchwiliad;
- Darparwyr iechyd galwedigaethol – i asesu eich addasrwydd i barhau i weithio pan fyddwch chi’n ymgeisydd;
- Darparwyr gwiriadau cefndir troseddol – i asesu eich addasrwydd i barhau i weithio pan fyddwch chi’n ymgeisydd;
- Cwmnïoedd ymbarél – i hwyluso taliad am waith a gwblhawyd a sicrhau eich bod chi’n cael eich talu’n gywir;
- Canolwyr – i gael geirdaon diweddar i asesu eich addasrwydd i barhau i weithio pan fyddwch chi’n ymgeisydd;
- Cyrff rheoleiddio – i sicrhau y gallwch chi barhau i ymarfer eich proffesiwn dewisol yn gyfreithlon; neu
- Asiantaethau Gorfodi’r Gyfraith – i gydymffurfio ag unrhyw ofynion am fynediad at ddata personol.
6. Pam caiff eich data personol ei rannu ar draws cwmnïoedd Acacium Group?
Caiff y data personol a ddarperir gennych chi ei rannu y tu mewn i Acacium Group, i’n galluogi ni i ddarparu ein gwasanaethau i chi a chynyddu nifer y cyfleoedd am swyddi ar eich cyfer chi. Byddwn ni hefyd yn rhannu eich data personol ar draws Acacium Group i sicrhau y bodlonir ein rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddio.
7. Gyda pha drydydd partïon caiff eich data personol ei rannu?
Byddwn yn rhannu eich data personol gyda’r trydydd partïon a amlinellwyd isod:
- Darparwyr gwiriadau troseddol;
- Darparwyr Iechyd Galwedigaethol;
- Cleientiaid a darpar gleientiaid (corfforaethol ac unigolion);
- Ein cynghorwyr proffesiynol, gan gynnwys cyfrifwyr, cyfreithwyr, yswirwyr;
- Darparwyr hyfforddi;
- Archwilwyr;
- Canolwyr;
- Asiantaethau recriwtio eilaidd, darparwyr gwasanaethau a reolir a phrif werthwyr;
- Trydydd partïon sy’n darparu gwasanaeth gweithredol i ni, er enghraifft darparwyr cyflogres, darparwyr TG neu ganolfannau galwadau;
- Asiantaethau rheoleiddio neu orfodi’r gyfraith; neu
- Trydydd partïon rydyn ni’n dewis er mwyn gwerthu, trosglwyddo neu gyfuno rhannau o’n busnes neu ein hasedau. Fel arall, efallai y byddwn ni’n ceisio prynu busnesau eraill neu gyfuno â nhw
Byddwn yn sicrhau bodd pob trydydd parti yn parchu diogelwch eich data personol ac yn ymdrin ag ef yn unol â chyfreithiau diogelu data. Pan fyddwn yn rhannu eich data personol gyda thrydydd parti sy’n darparu gwasanaethau gweithredol i ni, byddwn ni dim ond yn eu caniatáu i brosesu eich data personol at ddibenion penodol, yn unol â’n cyfarwyddiadau.
8. Sut caiff eich data personol chi ei ddefnyddio at ddibenion marchnata?
Fel ymgeisydd neu rywun sydd wedi dangos diddordeb mewn gweithio gyda ni, yn achlysurol byddwn yn anfon gwybodaeth rydym ni’n teimlo y byddai o ddiddordeb i chi, i’ch helpu i gael swydd newydd a dangos y manteision o weithio gyda ni.
Mae’r mathau o ohebiaeth y gallwn ni eu hanfon atoch yn cynnwys gwybodaeth am y canlynol:
- Gostyngiadau a allai fod ar gael i chi wrth weithio gyda ni;
- Cystadlaethau, anogaeth ac ymgyrchoedd hyrwyddo;
- Cynlluniau atgyfeirio;
- Digwyddiadau a hyfforddiant unigryw;
- Elusennau rydym ni’n eu cefnogi; neu
- Gyfleoedd swyddi perthnasol gan ein cwmnïoedd grŵp
Rydyn ni’n gwerthfawrogi efallai na fyddwch chi am dderbyn yr wybodaeth hon ac er y byddai’n gas gennym i chi golli allan, gallwch ddewis option allan drwy:
- Glicio ar y ddolen dadtanysgrifio ar waelod unrhyw e-byst marchnata y byddwn yn eu hanfon atoch; neu
- Ein e-bostio ni yn dpo@acaciumgroup.com.
Sylwer na chaiff diweddariadau cyfreithiol a gwasanaeth sy’n gysylltiedig â’ch gwaith gyda ni eu hystyried i fod yn farchnata uniongyrchol ac felly nid oes modd optio allan o’r rheini.
Rydym yn ymdrechu i ymateb i’ch cais i atal marchnata cyn gynted â phosib ond gall gymryd ychydig o ddiwrnodau i weithredu ar hyn. Wrth i ni weithio ar eich cais, mae posibilrwydd bach y gallech chi dderbyn peth ohebiaeth farchnata.
9. Negeseuon am gyfleoedd swyddi
Bydd yn dal yn rhaid i ni gysylltu â chi i roi gwybod i chi pa gyfleoedd swyddi sydd gennym ar gael a gweld os ydych chi ar gael i weithio. Gan na chaiff hyn ei ystyried i fod yn farchnata uniongyrchol, ni fyddwch yn gallu optio allan o dderbyn y math hwn o ohebiaeth.
10. Am ba hyd ydyn ni’n cadw eich data personol?
Byddwn ni dim ond yn cadw eich data personol am yr hyd sy’n angenrheidiol at y dibenion y cafodd ei gasglu. Er mwyn nodi’r cyfnod dargadw priodol ar gyfer eich data personol chi, rydyn ni’n ystyried maint, natur a sensitifrwydd eich data personol a’r tebygrwydd y bydd swydd briodol yn codi.
11. A fyddwn yn trosglwyddo eich data y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd?
Fel sefydliad rhyngwladol, efallai y byddwn ni’n trosglwyddo eich data personol yn fyd-eang o fewn Acacium Group. Yn ychwanegol, efallai y byddwn ni’n trosglwyddo eich data personol i drydydd partïon y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd (EEA).
Pryd bynnag y byddwn ni’n trosglwyddo eich data personol y tu allan i’r EEA, byddwn yn sicrhau bod lefel debyg o ddiogelu’r data hynny drwy sicrhau bod o leiaf un o’r amddiffyniadau canlynol yn cael ei roi ar waith:
- Byddwn ni dim ond yn trosglwyddo eich data personol i wledydd a ystyrir eu bod nhw wedi cynnig lefel ddigonol o ddiogelu data personol gan y Comisiwn Ewropeaidd.
- Pan fyddwn ni’n defnyddio trydydd partïon y tu allan i’r EEA, efallai y byddwn ni’n defnyddio contractau penodol a gymeradwywyd gan y Comisiwn Ewropeaidd. Gelwir y rhain weithiau’n gymalau contractaidd safonol, gan roi’r un amddiffyniad i ddata personol a’r amddiffyniad yn yr EEA.
Os hoffech chi ragor o wybodaeth am y dulliau sy’n cael eu defnyddio i drosglwyddo eich data personol y tu allan i’r EEA, cysylltwch â ni drwy e-bostio dpo@acaciumgroup.com
12. Sut rydyn ni’n diogelu eich data personol?
Rydyn ni wedi rhoi mesurau diogelwch priodol ar waith i atal eich data personol rhag cael ei golli ar ddamwain, ei ddefnyddio neu ei gyrchu mewn ffordd anawdurdodedig, ei addasu neu ei ddatgelu. Yn ogystal, rydyn ni’n cyfyngu’r mynediad at eich data personol i’r cyflogeion, asiantiaid, contractwyr a thrydydd partïon sydd ag angen busnes i wybod. Byddant dim ond yn prosesu eich data personol ar ein cyfarwyddiadau ni ac maent yn destun dyletswydd cyfrinachedd.
Rydyn ni wedi rhoi gweithdrefnau ar waith i ymdrin ag unrhyw doriad data personol a drwgdybir a byddwn yn eich hysbysu chi ac unrhyw reoleiddiwr priodol am doriad pan fydd yn ofynnol i ni wneud hynny’n gyfreithiol.
13. Sut rydyn ni’n defnyddio cwcis?
Ffeiliau bach yw cwcis sy’n cael eu hanfon i’ch dyfais pan fyddwch chi’n ymweld â gwefan neu ap. Maent yn aros ar eich dyfais a chânt eu hanfon yn ôl i’r wefan neu’r ap y daethant ohono pan fyddwch chi’n ymweld eto.
Am ragor o wybodaeth am gwcis, gweler www.allaboutcookies.org. Gallwch reoli a dileu cwcis drwy osodiadau eich porwr. Am ragor o wybodaeth am sut i wneud hyn, ewch i: www.allaboutcookies.org/manage-cookies.
Rydym ni’n defnyddio’r Cwcis canlynol ar ein gwefan:
| Math o Gwci | Diffiniad | Sut rydyn ni’n defnyddio’r Cwci hwnnw |
| Cwcis Sesiynau | Cwci a fydd yn cael ei storio yng nghof dyfais yn ystod sesiwn bresennol y porwr. Pan fydd y sesiwn wedi’i chau, caiff y Cwci ei ddileu | Bydd y Cwcis hyn yn gwneud defnydd symlach o’n gwefan yn bosib. Byddwch yn gallu llywio eich ffordd o amgylch y wefan a byddwn yn cofio’r tudalennau rydych chi wedi ymweld â nhw er mwyn i chi allu dod o hyd iddynt a’u cyrraedd yn hwylus |
| Cwcis Parhaol | Dyma gwci a fydd yn cael ei storio’n barhaol ar eich dyfais a bydd yn cofio’r wybodaeth bob tro y byddwch chi’n ymweld â gwefan | Bydd y Cwcis hyn yn galluogi i chi gadw manylion mewngofnodi ar gyfer eich ymweliad nesaf. Mae’r cwcis hyn wedi’u galluogi drwy eich porwr gwe, nid ein gwefan ni. Gallwch weld eich Cwcis Parhaol yn eich gosodiadau porwr gwe |
| Cwcis Hysbysu wedi’u Targedu | Mae’r Cwci hwn yn cofio’r pethau sydd o ddiddordeb i chi ar ein gwefan ac yn eich atgoffa chi o’r pethau hyn drwy hysbysebion wedi’u targedu a anfonir drwy lwyfannau trydydd partïon | Ar ôl i chi ymweld â’n gwefan, efallai y byddwn ni’n anfon hysbysebion wedi’u personoli atoch drwy lwyfannau trydydd partïon megis Facebook, Google neu LinkedIn. Caiff yr hysbysebion hyn eu hanfon atoch fel y gallwn barhau i gadw mewn cysylltiad â chi a dangos cyfleoedd newydd a allai fod o ddiddordeb |
| Cwcis Dadansoddi Gwefan | Cwci yw hwn a fydd yn galluogi dadansoddiad wedi’i anonymeiddio o sut mae ymwelwyr yn symud o gwmpas gwefan ac yn ei defnyddio | Rydym ni’n defnyddio Google Analytics i dderbyn adroddiadau wedi’u hanonymeiddio am faint o amser mae ymwelwyr yn aros ar ein gwefan, p’un ai eu bod nhw’n gwneud ceisiadau am swyddi a p’un o’n swyddi a’n gwefannau sy’n cael y sylw a’r rhyngweithio mwyaf. Mae’r wybodaeth hon yn galluogi i ni wella profiad defnyddwyr a sicrhau bod y cynnwys yn berthnasol ac yn ddiddorol |
| Cwcis Trydydd Parti | Cwci yw hwn a fydd yn ymddangos mewn cynnwys trydydd parti sydd wedi’i wreiddio ar wefan, gan alluogi’r trydydd parti i fonitro rhyngweithio â’r cynnwys hwnnw | Efallai y byddwn ni’n gwreiddio cynnwys trydydd part yn ein gwefannau os byddwn ni o’r farn ei fod o ddiddordeb i ymwelwyr â’n gwefan neu’n gwella eu profiad. Bydd y cynnwys trydydd parti hwn yn cynnwys Cwci fel y gall perchennog y cynnwys fesur faint o bobl sy’n cymryd diddordeb yn y darn hwnnw o gynnwys. Nid ydyn ni’n rheoli gosodiadau’r Cwcis hyn. Rydym yn argymell i chi wirio gwefannau’r trydydd partïon am ragor o wybodaeth am eu polisi cwcis a sut i’w rheoli |
14. Pwy sy’n gyfrifol am ddolenni allanol ar ein gwefannau?
Efallai y bydd ein gwefan yn cynnwys dolenni i wefannau eraill a ddarperir gan drydydd partïon nad ydyn ni’n eu rheoli. Wrth ddilyn dolen a darparu data personol drwy’r ddolen, sylwer nad ni sy’n gyfrifol am yr wybodaeth a ddarperir gan y trydydd parti hwnnw. Pan fyddwch chi’n clicio ar ddolenni i wefannau eraill, dylech chi ddarllen eu hysbysiadau preifatrwydd.
15. Pa hawliau sydd gennych chi mewn perthynas â’ch data personol?
Mae gennych chi’r hawliau diogelu data canlynol pan fyddwn ni’n defnyddio eich data personol:
- Eich hawl chi i ofyn am fynediad at eich data personol – mae hyn yn eich galluogi chi i dderbyn copi o’r data personol rydyn ni’n dal amdanoch chi a gwirio ein bod ni’n ei brosesu’n gyfreithlon.
- Eich hawl chi i ofyn am gywiriad o’r data personol rydyn ni’n ei ddal amdanoch chi – mae hyn yn eich galluogi chi i gael unrhyw ddata personol anghyflawn neu anghywir rydyn ni’n ei ddal amdanoch chi wedi’i gywiro, er efallai y bydd yn rhaid i ni wirio cywirdeb y data personol newydd rydych chi’n ei ddarparu i ni.
- Eich hawl chi i ofyn am ddileu eich data personol – mae hyn yn galluogi i chi ofyn i ni ddileu neu dynnu eich data personol pan na fydd rheswm da i ni barhau i’w brosesu. Mae gennych chi hefyd yr hawl i ofyn i ni ddileu neu dynnu eich data personol lle byddwch chi wedi arfer eich hawl i wrthodi broses eich data’n llwyddiannus o dan Adran (d) lle gallwn ni fod wedi prosesu eich data mewn ffordd anghyfreithlon neu lle mae angen i ni ddileu eich data personol i gydymffurfio â’r gyfraith leol. Fodd bynnag, sylwer na fyddwn ni bob tro yn gallu cydymffurfio â’ch cais am ddileu oherwydd rhesymau cyfreithiol penodol y byddwn yn eich hysbysu amdanynt, os yn berthnasol, ar adeg eich cais.
- Eich hawl chi i wrthod i brosesu eich data personol – mae hyn yn eich galluogi chi i wrthod i brosesu eich data personol pan fyddwn ni’n dibynnu ar ddiddordebau dilys (neu rai trydydd parti) ac mae rhywbeth am eich sefyllfa bersonol chi sy’n gwneud i chi eisiau gwrthod i’r prosesu ar y sail hon gan eich bod chi’n teimlo ei bod hi’n effeithio ar eich hawliau a’ch rhyddid sylfaenol chi. Mae gennych chi hefyd yr hawl i wrthod pan fyddwn ni’n prosesu eich data personol at ddibenion marchnata uniongyrchol. Mewn rhai achosion, byddwn ni’n dangos bod gennym sail ddilys anorchfygol i brosesu eich gwybodaeth sy’n disodli eich hawliau a’ch rhyddid chi.
- Eich hawl i ofyn am gyfyngiad i brosesi eich data personol – mae hyn yn eich galluogi chi i ofyn i ni atal y broses o brosesu eich data personol yn y senarios canlynol: (a) os ydych chi am i ni gadarnhau cywirdeb y data; (b) pan fydd ein defnydd o’ch data personol chi yn anghyfreithlon ond nid ydych chi am i ni ei ddileu; (c) pan fydd angen i ni ddal y data personol arnoch chi hyd yn oed pan na fydd ei angen mwyach arnom ni, i gadarnhau, ymarfer hawl neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol; neu (ch) rydych chi wedi gwrthod i’r defnydd o’ch data personol chi gennym ni ond rydym ni angen gwirio a oes gennym ni sail gyfreithlon bennaf i’w ddefnyddio.
- Eich hawl chi i dynnu cydsyniad yn ôl – mae’r hawl hon yn codi ar unrhyw adeg pan fyddwn ni’n dibynnu ar gydsyniad i brosesu eich data personol. Fodd bynnag, ni fydd hyn yn effeithio ar natur gyfreithlon unrhyw brosesu a wneir cyn i chi dynnu eich cydsyniad yn ôl. Os byddwch chi’n tynnu eich cydsyniad yn ôl, efallai na fyddwn ni’n gallu darparu rhai nwyddau neu wasanaethau i chi. Byddwn yn eich hysbysu os bydd hyn yn berthnasol ar yr adeg byddwch chi’n tynnu’ch cydsyniad yn ôl.
- Eich hawl i gludo eich data – Mae gennych chi’r hawl i ofyn i ni drosglwyddo’r data personol a roddwyd i ni gennych chi i sefydliad arall, neu i chi, mewn amgylchiadau penodol.
Os hoffech chi ymarfer unrhyw un o’r hawliau hyn, e-bostiwch dpo@acaciumgroup.com. Yn y rhan fwyaf o achosion, byddwn yn ymdrin â’ch cais cyn gynted â phosib, a fan hwyraf o fewn un mis calendr o’r cais. Os bydd angen i ni estyn y cyfnod amser ar gyfer ymateb i’ch cais, byddwn yn rhoi gwybod i chi o fewn cyfnod o fis. Nid ydym yn codi tâl am geisiadau o’r fath, oni bai bod yna amgylchiadau eithriadol.