Cwmpas a throsolwg

Cyhoeddir yr hysbysiad preifatrwydd hwn ar ran Acacium Group a’i holl gwmnïoedd grŵp. Mae rhestr lawn o’n cwmnïoedd grŵp a’u henwau masnachol ar gael yma. Mae’r holl gyfeiriadau at Acacium Group yn cyfeirio at y cwmnïoedd hyn. Os oes angen copi wedi’i argraffu arnoch o’n hysbysiad preifatrwydd neu ein cwmnïoedd grŵp, cysylltwch â ni gan ddefnyddio’r manylion isod.

Pan fyddwn yn dweud “ni” neu “ein” yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn, rydyn ni’n cyfeirio at unrhyw gwmni yn Acacium Group sy’n defnyddio eich data personol chi.

Rheolwr eich data personol yw ICS Operations Limited trading, as Xyla Health & Social Services.

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol i chi pan fyddwch chi’n ymweld â’n gwefannau ar draws Acacium Group.

Cysylltwch â ni drwy ddefnyddio’r manylion isod os oes gennych chi gwestiynau am yr hysbysiad preifatrwydd hwn neu ddata personol amdanoch chi rydyn ni’n ei ddal:

     • drwy e-bostio: dpo@acaciumgroup.com; neu
     • drwy ysgrifennu at: Swyddog Diogelu Data, Acacium Group, Registered Office, 9 Appold Street, London, EC2A 2AP

Os oes gennych chi bryderon am y data personol rydyn ni’n ei ddefnyddio amdanoch chi, mae gennych chi’r hawl i wneud cwyn ar unrhyw adeg gerbron Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), sef yr awdurdod sy’n goruchwylio materion diogelu data yn y DU, drwy gysylltu â nhw drwy www.ico.org.uk. Fodd bynnag, byddem yn gwerthfawrogi’r cyfle i ymdrin â’ch pryderon cyn i chi fynd at yr ICO, felly mae croeso i chi gysylltu â ni i ddechrau.

Rydyn ni’n adolygu’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rheolaidd a byddwn yn ei ddiweddaru lle bo angen. Rydyn ni’n argymell eich bod chi’n adolygu’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rheolaidd i sicrhau bod gennych chi’r wybodaeth ddiweddaraf. Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn diwethaf ar 09/02/2023.

1. Pryd bydd yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol?

Bydd yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol i ddata personol rydyn ni’n ei gasglu gennych chi pan fyddwch yn:

   •  ymweld ag un o’n gwefannau ar draws Acacium Group;
   •  gwneud cais swydd cychwynnol ar un o’r gwefannau;
   •  cofrestru fel ceisiwr swyddi ar un o’n gwefannau;
   •  gofyn am gyfrinair newydd ar gyfer cyfrif ar-lein fel ceisiwr swydd;
   •  argymell ffrind drwy un o’n gwefannau;
   •  yn gofyn am alwad yn ôl drwy un o’n gwefannau (sylwer pan fyddwn ni’n eich galw chi’n ôl, gall hyn fod ar linell recordiadwy, gan ein bod ni’n recordio ein galwadau at ddibenion ansawdd a monitro).

Rydyn ni’n ymrwymedig i sicrhau y caiff eich preifatrwydd ei ddiogelu. Os byddwch chi’n rhoi data personol i ni, gallwch fod yn dawel eich meddwl y caiff ei ddefnyddio’n unol â’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn unig.

2. Beth yw’r sail gyfreithiol dros ddefnyddio eich data personol?

Byddwn ni dim ond yn defnyddio eich data personol pan fydd y gyfraith yn galluogi i ni wneud hynny. Gan amlaf, byddwn yn defnyddio eich data personol am y rhesymau isod. Yn gyffredinol, gelwir y rhain yn sail gyfreithiol dros brosesu.

   • Diddordebau dilys – mae prosesu yn angenrheidiol at ddibenion y diddordebau dilys mae Acacium Group neu drydydd-parti yn eu canlyn, ac eithrio lle caiff diddordebau o’r fath eu disodli gan eich diddordebau chi neu eich hawliau a’ch rhyddid sylfaenol chi sy’n gofyn am ddiogelu data personol.

   • Cydsyniad – rydych chi wedi rhoi eich cydsyniad i brosesu eich data personol at ddibenion prosesu y ceir manylion amdano yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn.

Byddwn dim ond yn defnyddio eich data personol at y dibenion y cafodd ei gasglu ar eu cyfer, oni bai ein bod ni’n ei ystyried yn rhesymol bod angen i ni ei ddefnyddio am reswm arall a bod y rheswm hwnnw’n gydnaws â diben gwreiddiol yr hysbysiad preifatrwydd. Mae’r tabl isod yn amlinellu’r data personol y byddwn ni’n ei gasglu ac yn ei ddefnyddio amdanoch chi a’r sail gyfreithiol rydym ni’n gweithio arni, fel yr amlinellwyd uchod.

I bwy mae hyn yn berthnasol?	Data personol rydym ni’n ei gasglu	Diben prosesu	Sail gyfreithiol
Ymwelwyr â’r wefan sy’n dymuno cofrestru fel ceisiwr swyddi neu i ni gysylltu â nhw	Manylion cyswllt sylfaenol: enw llawn; rhif ffôn; cyfeiriad e-bost*	• I anrhydeddu eich cais i ni gysylltu â chi • I alluogi i ni gysylltu â chi yn ôl eich enw dewisol • I alluogi i chi dderbyn hysbysiadau swyddi ar gyfer cyfleoedd swyddi addas • I greu cyfrif ar-lein i storio hoff swyddi a chyflymu’r broses gwneud cais	Diddordebau Dilys
Ymwelwyr â’r wefan sy’n dymuno cofrestru fel ceisiwr swyddi neu i ni gysylltu â nhw	Lleoliad*	• I alluogi i ymgynghorydd yn eich lleoliad dewisol i gysylltu â chi • I asesu a ydyn ni’n recriwtio yn eich lleoliad dewisol	Diddordebau Dilys
Ymwelwyr â’r wefan sy’n dymuno cofrestru fel ceisiwr swyddi neu i ni gysylltu â nhw	Rôl y Swydd*	• I alluogi i ymgynghorydd sy’n arbenigo yn eich rôl swydd ddewisol chi gysylltu â chi • I asesu a ydyn ni’n recriwtio yn eich arbenigedd chi a blaenoriaethu’r galw mewn rolau ac arbenigeddau	Diddordebau Dilys
Ymwelwyr â’r wefan sy’n dymuno cofrestru fel ceisiwr swyddi	Hanes cyflogaeth/CV	• I gael rhagor o fanylion am eich profiad, gan roi gwell gyfle i ni asesu eich addasrwydd i weithio i ddechrau	Diddordebau Dilys
Ymwelwyr â’r wefan sy’n dymuno argymell ffrind i ni	Manylion ffrind yr hoffech chi gyfeirio aton ni, gan gynnwys eu: • Enw; • E-bost; • Rhif cyswllt; • Arbenigedd; a • Lleoliad	• Estyn ein gwasanaethau i weithwyr proffesiynol perthnasol eraill • Cynnig anogaeth ariannol i gyfeirio ein gwasanaethau a chynyddu ein gweithlu	Diddordebau Dilys
Ymwelwyr â’r wefan sy’n dymuno i ni gysylltu â nhw	Eich neges yn y ffurflen gyswllt	• I’n galluogi ni i’ch cyfeirio at y person priodol sy’n gallu ymateb i’ch neges/cais	Diddordebau Dilys

3. Pa ddata personol sy’n rhaid i chi ei ddarparu i’n galluogi ni i gysylltu â chi neu gofrestru eich manylion ar gyfer cyfrif?

Mae angen data personol penodol gennych chi. Heb y data personol hyn, ni fyddem yn gallu bodloni eich cais i gysylltu â chi neu i chi gofrestru ar gyfer cyfrif gyda ni er mwyn i ni ganfod cyfleoedd swyddi i chi. Mae’r meysydd hyn wedi’u nodi gyda “*”.

4. Pam caiff eich data personol ei rannu ar draws cwmnïoedd Acacium Group?

Caiff y data personol a ddarperir gennych chi ei rannu y tu mewn i Acacium Group, i’n galluogi ni i ddarparu ein gwasanaethau i chi, cynyddu nifer y cyfleoedd am swyddi sydd ar gael i chi a gwella gwasanaethau’r Group.

5. Gyda pha drydydd partïon caiff eich data personol ei rannu?

Byddwn yn rhannu eich data personol gyda thrydydd partïon sy’n darparu gwasanaethau gweithredol i ni, er enghraifft, llwyfannau TG.

Byddwn yn sicrhau bod pob trydydd parti yn parchu diogelwch eich data personol ac yn ymdrin ag ef yn unol â chyfreithiau diogelu data. Pan fyddwn yn rhannu eich data personol gyda thrydydd parti sy’n darparu gwasanaethau gweithredol i ni, byddwn ni dim ond yn eu caniatáu i brosesu eich data personol at ddibenion penodol, yn unol â’n cyfarwyddiadau.

6. Am ba hyd ydyn ni’n cadw eich data personol?

Byddwn ni dim ond yn cadw eich data personol am yr hyd sy’n angenrheidiol at y dibenion y cafodd ei gasglu. Er mwyn nodi’r cyfnod dargadw priodol ar gyfer eich data personol chi, rydyn ni’n ystyried maint, natur a sensitifrwydd eich data personol a’r tebygrwydd y bydd swydd briodol yn codi.

7. A fyddwn yn trosglwyddo eich data y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd?

Fel sefydliad rhyngwladol, efallai y byddwn ni’n trosglwyddo eich data personol yn fyd-eang o fewn Acacium Group. Yn ychwanegol, efallai y byddwn ni’n trosglwyddo eich data personol i drydydd-partïon y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd (EEA).

Pryd bynnag y byddwn ni’n trosglwyddo eich data personol y tu allan i’r EEA, byddwn yn sicrhau bod lefel debyg o ddiogelu’r data hynny drwy sicrhau bod o leiaf un o’r amddiffyniadau canlynol yn cael ei roi ar waith:

     •  Byddwn ni dim ond yn trosglwyddo eich data personol i wledydd yr ystyrir eu bod nhw’n darparu lefel ddigonol o ddiogelu ar gyfer data personol gan y Comisiwn Ewropeaidd.
     •  Pan fyddwn ni’n defnyddio trydydd partïon y tu allan i’r EEA, efallai y byddwn ni’n defnyddio contractau penodol a gymeradwywyd gan y Comisiwn Ewropeaidd. Gelwir y rhain weithiau’n gymalau contractaidd safonol, gan roi’r un amddiffyniad i ddata personol a’r amddiffyniad yn yr EEA;

Os hoffech chi ragor o wybodaeth am y dulliau sy’n cael eu defnyddio i drosglwyddo eich data personol y tu allan i’r EEA, cysylltwch â ni drwy e-bostio  dpo@acaciumgroup.com.

8. Sut rydyn ni’n diogelu eich data personol?

Rydyn ni wedi rhoi mesurau diogelwch priodol ar waith i atal eich data personol rhag cael ei golli ar ddamwain, ei ddefnyddio neu ei gyrchu mewn ffordd anawdurdodedig, ei addasu neu ei ddatgelu. Yn ogystal, rydyn ni’n cyfyngu’r mynediad at eich data personol i’r cyflogeion, asiantiaid, contractwyr a thrydydd partïon sydd ag angen busnes i wybod. Byddant dim ond yn prosesu eich data personol ar ein cyfarwyddiadau ni ac maent yn destun dyletswydd cyfrinachedd.

Rydyn ni wedi rhoi gweithdrefnau ar waith i ymdrin ag unrhyw doriad data personol a drwgdybir a byddwn yn eich hysbysu chi ac unrhyw reoleiddiwr priodol am doriad pan fydd yn ofynnol i ni wneud hynny’n gyfreithiol.

9. Sut rydym ni’n defnyddio cwcis?

Caiff gwybodaeth am sut rydych chi’n defnyddio ein gwefan ei chasglu’n awtomatig gan ddefnyddio “Cwcis”. Ffeiliau bach yw cwcis sy’n cael eu hanfon i’ch dyfais pan fyddwch chi’n ymweld â gwefan neu ap. Maent yn aros ar eich dyfais a chânt eu hanfon yn ôl i’r wefan neu’r ap y daethant ohono pan fyddwch chi’n ymweld eto. Am ragor o wybodaeth am gwcis, gweler www.allaboutcookies.org. Gallwch reoli a dileu cwcis drwy osodiadau eich porwr. Am ragor o wybodaeth am sut i wneud hyn, ewch i www.allaboutcookies.org/manage-cookies.

Rydyn ni’n defnyddio’r Cwcis canlynol ar ein gwefan:

Math o Gwci	Diffiniad	Sut rydyn ni’n defnyddio’r Cwci hwnnw
Cwcis Sesiynau	Cwci a fydd yn cael ei storio yng nghof dyfais yn ystod sesiwn bresennol y porwr. Pan fydd y sesiwn wedi’i chau, caiff y Cwci ei ddileu	Bydd y Cwcis hyn yn gwneud defnydd symlach o’n gwefan yn bosib. Byddwch yn gallu llywio eich ffordd o amgylch y wefan a byddwn yn cofio’r tudalennau rydych chi wedi ymweld â nhw er mwyn i chi allu dod o hyd iddynt a’u cyrraedd yn hwylus
Cwcis Parhaol	Dyma gwci a fydd yn cael ei storio’n barhaol ar eich dyfais a bydd yn cofio’r wybodaeth bob tro y byddwch chi’n ymweld â gwefan	Bydd y Cwcis hyn yn galluogi i chi gadw manylion mewngofnodi ar gyfer eich ymweliad nesaf. Mae’r cwcis hyn wedi’u galluogi drwy eich porwr gwe, nid ein gwefan ni. Gallwch weld eich Cwcis Parhaol yn eich gosodiadau porwr gwe
Cwcis Hysbysu wedi’u Targedu	Mae’r Cwci hwn yn cofio’r pethau sydd o ddiddordeb i chi ar ein gwefan ac yn eich atgoffa chi o’r pethau hyn drwy hysbysebion wedi’u targedu a anfonir drwy lwyfannau trydydd partïon.	Ar ôl i chi ymweld â’n gwefan, efallai y byddwn ni’n anfon hysbysebion wedi’u personoli atoch drwy lwyfannau trydydd partïon megis Facebook, Google neu LinkedIn. Caiff yr hysbysebion hyn eu hanfon atoch fel y gallwn barhau i gadw mewn cysylltiad â chi a dangos cyfleoedd newydd a allai fod o ddiddordeb
Cwcis Dadansoddi Gwefan	Cwci yw hwn a fydd yn galluogi dadansoddiad wedi’i anonymeiddio o sut mae ymwelwyr yn symud o gwmpas gwefan ac yn ei defnyddio	Rydyn ni’n defnyddio Google Analytics i dderbyn adroddiadau wedi’u hanonymeiddio am faint o amser mae ymwelwyr yn aros ar ein gwefan, p’un ai eu bod nhw’n gwneud ceisiadau am swyddi a p’un o’n swyddi a’n gwefannau sy’n cael y sylw a’r rhyngweithio mwyaf. Mae’r wybodaeth hon yn galluogi i ni wella profiad defnyddwyr a sicrhau bod y cynnwys yn berthnasol ac yn ddiddorol
Cwcis Trydydd Parti	Cwci yw hwn a fydd yn ymddangos mewn cynnwys trydydd parti sydd wedi’i wreiddio ar wefan, gan alluogi’r trydydd parti i fonitro rhyngweithio â’r cynnwys hwnnw	Efallai y byddwn ni’n gwreiddio cynnwys trydydd parti yn ein gwefannau os byddwn ni o’r farn ei fod o ddiddordeb i ymwelwyr â’n gwefan neu’n gwella eu profiad. Bydd y cynnwys trydydd parti hwn yn cynnwys Cwci fel y gall perchennog y cynnwys fesur faint o bobl sy’n cymryd diddordeb yn y darn hwnnw o gynnwys. Nid ydyn ni’n rheoli gosodiadau’r Cwcis hyn. Rydyn ni’n argymell i chi wirio gwefannau’r trydydd partïon am ragor o wybodaeth am eu polisi cwcis a sut i’w rheoli

10. Pwy sy’n gyfrifol am ddolenni allanol ar ein gwefannau?

Efallai y bydd ein gwefan yn cynnwys dolenni i wefannau eraill a ddarperir gan drydydd partïon nad ydyn ni’n eu rheoli. Wrth ddilyn dolen a darparu data personol drwy’r ddolen, sylwer nad ni sy’n gyfrifol am yr wybodaeth a ddarperir gan y trydydd parti hwnnw. Pan fyddwch chi’n clicio ar ddolenni i wefannau eraill, dylech chi ddarllen eu hysbysiadau preifatrwydd.

11. Pa hawliau sydd gennych chi mewn perthynas â’ch data personol?

Mae gennych chi’r hawliau diogelu data canlynol pan fyddwn ni’n defnyddio eich data personol:

1. Eich hawl chi i ofyn am fynediad at eich data personol – mae hyn yn eich galluogi chi i dderbyn copi o’r data personol rydyn ni’n dal amdanoch chi a gwirio ein bod ni’n ei brosesu’n gyfreithlon.
2. Eich hawl chi i ofyn am gywiriad o’r data personol rydyn ni’n ei ddal amdanoch chi – mae hyn yn eich galluogi chi i gael unrhyw ddata personol anghyflawn neu anghywir rydym ni’n ei ddal amdanoch chi wedi’i gywiro, er efallai y bydd yn rhaid i ni wirio cywirdeb y data personol newydd rydych chi’n ei ddarparu i ni.
3. Eich hawl chi i ofyn am ddileu eich data personol – mae hyn yn galluogi i chi ofyn i ni ddileu neu dynnu eich data personol pan na fydd rheswm da i ni barhau i’w brosesu. Mae gennych chi hefyd yr hawl i ofyn i ni ddileu neu dynnu eich data personol lle byddwch chi wedi arfer eich hawl i wrthodi broses eich data’n llwyddiannus o dan Adran (d) lle gallwn ni fod wedi prosesu eich data mewn ffordd anghyfreithlon neu lle mae angen i ni ddileu eich data personol i gydymffurfio â’r gyfraith leol. Fodd bynnag, sylwer na fyddwn ni bob tro yn gallu cydymffurfio â’ch cais am ddileu oherwydd rhesymau cyfreithiol penodol y byddwn yn eich hysbysu amdanynt, os yn berthnasol, ar adeg eich cais.
4. –  mae hyn yn eich galluogi chi i wrthod i brosesu eich data personol pan fyddwn ni’n dibynnu ar ddiddordebau dilys (neu rai trydydd parti) ac mae rhywbeth am eich sefyllfa bersonol chi sy’n gwneud i chi eisiau gwrthod i’r prosesu ar y sail hon gan eich bod chi’n teimlo ei bod hi’n effeithio ar eich hawliau a’ch rhyddid sylfaenol chi. Mae gennych chi hefyd yr hawl i wrthod pan fyddwn ni’n prosesu eich data personol at ddibenion marchnata uniongyrchol. Mewn rhai achosion, byddwn ni’n dangos bod gennym ni sail ddilys anorchfygol i brosesu eich gwybodaeth sy’n disodli eich hawliau a’ch rhyddid chi.
5. Eich hawl i ofyn am gyfyngiad i brosesi eich data personol – mae hyn yn eich galluogi chi i ofyn i ni atal y broses o brosesu eich data personol yn y senarios canlynol: (a) os ydych chi am i ni gadarnhau cywirdeb y data; (b) pan fydd ein defnydd o’ch data personol chi yn anghyfreithlon ond nid ydych chi am i ni ei ddileu; (c) pan fydd angen i ni ddal y data personol arnoch chi hyd yn oed pan na fydd ei angen mwyach arnon ni, i gadarnhau, ymarfer hawl neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol; neu (ch) rydych chi wedi gwrthod i’r defnydd o’ch data personol chi gennym ni ond rydyn ni angen gwirio a oes gennym ni sail gyfreithlon bennaf i’w ddefnyddio.
6. Eich hawl chi i dynnu cydsyniad yn ôl – mae’r hawl hon yn codi ar unrhyw adeg pan fyddwn ni’n dibynnu ar gydsyniad i brosesu eich data personol. Fodd bynnag, ni fydd hyn yn effeithio ar natur gyfreithlon unrhyw brosesu a wneir cyn i chi dynnu eich cydsyniad yn ôl. Os byddwch chi’n tynnu eich cydsyniad yn ôl, efallai na fyddwn ni’n gallu darparu rhai nwyddau neu wasanaethau i chi. Byddwn yn eich hysbysu os bydd hyn yn berthnasol ar yr adeg byddwch chi’n tynnu’ch cydsyniad yn ôl.
7. Eich hawl i gludo eich data – Mae gennych chi’n hawl i ofyn i ni drosglwyddo’r data personol a roddwyd i ni gennych chi i sefydliad arall, neu i chi, mewn amgylchiadau penodol.

Os hoffech chi ymarfer unrhyw un o’r hawliau hyn, e-bostiwch dpo@acaciumgroup.com. Yn y rhan fwyaf o’r achosion, byddwn yn ymdrin â’ch cais cyn gynted â phosib, a fan hwyraf o fewn un mis calendr o’r cais. Os bydd angen i ni estyn y cyfnod amser ar gyfer ymateb i’ch cais, byddwn yn rhoi gwybod i chi o fewn cyfnod o fis. Nid ydym yn codi tâl am geisiadau o’r fath, oni bai bod yna amgylchiadau eithriadol.