Cyngor Dinas Newcastle

Gweithiodd Cyngor Dinas Newcastle (NCC) gyda Xyla Health and Social Services ym mis Mai 2018 i ymgymryd ag amrywiaeth o ddyletswyddau statudol ar draws ei ranbarth. Diben y prosiect oedd gwneud cynnydd mewn mwy na 1,000 o achosion o Blant mewn Angen (CIN), Diogelu Plant (CP) a Phlant sy’n Derbyn Gofal (LAC), er mwyn darparu gallu ymarferol a chymorth i dimoedd y cyngor.

Gyda galw cynyddol am wasanaethau, drws blaen sy’n troi’n ddi-baid a phwysau cynyddol ar dimoedd tymor hir, roedd Cyngor Dinas Newcastle yn chwilio am ateb cyfannol i sicrhau y bodlonwyd ei gyfrifoldebau statudol.

Gweithiodd Xyla Health and Social Services ar ddau gam dros gyfnod o 18 mis. Ein rôl ni oedd cyflwyno gallu ymarferol ychwanegol mewn swyddogaeth Dyletswydd ac Asesu a swyddogaethau CIN, CP a LAC ar draws y ddinas, wrth i Gyngor Dinas Newcastle gefnogi ei recriwtio a’i gynhaliaeth ei hun.

Cyflawniadau allweddol oherwydd gwasanaeth ar sail canlyniadau

Dros 18 mis y prosiect, darparon ni 65 o weithwyr cymdeithasol, rheolwyr tîm a rheolwyr gwasanaeth am ffi wythnosol osodedig, a oedd yn gallu cyflawni’r canlyniadau canlynol:

  • Cyfrannodd mwy na 65 o weithwyr cymdeithasol, rheolwyr tîm a rheolwyr gwasanaeth at gwblhau’r prosiect hwn
  • Roedd ffi wythnosol osodedig yn seiliedig ar nifer yr achosion a reolwyd, heb newid y tâl am gost y gwasanaeth, waeth unrhyw gynnydd yn lefelau adnoddau a gwasanaeth
  • Rheolwyd dros 1,200 o achosion drwy gydol y rhaglen
  • Cafodd 52% o’r holl achosion eu cau ar adeg asesu
  • Cwblhawyd 98% o’r holl asesiadau mewn llai nag 8 wythnos
  • Cafodd 74% o’r holl achosion eu cau drwy raglenni CIN a CP
  • Cynhaliwyd >8,000 o ymweliadau; 95% o fewn yr amserlenni
  • Monitro DPAau mewn perthynas ag adrodd statudol, asesiadau, ymweliadau a lleoliadau ar gyfer plant sy’n derbyn gofal a’u cyflwyno i reolwyr Cyngor Dinas Newcastle yn fisol
  • Rheoli prosiectau, gweithredu, recriwtio, cynhaliaeth a chydymffurfiaeth â lefelau gwasanaeth drwy gydol bywyd y rhaglen
  • Swyddogaeth cefnogi busnes amser llawn (hyd at 3x o aelodau o staff) i sicrhau cydymffurfiaeth â therfynau amser asesu a gwaith allweddol, gan gwblhau’r holl ddyletswyddau gweinyddol

Ein Dull

Yn wreiddiol, dyrannwyd 450 o achosion plant i Xyla Health and Social Services.

Yn dilyn gwaith helaeth yn rhoi prosiect ar waith, cynefino staff i Xyla Health and Social Services a rhoi prosiectau ar waith, crëwyd un tîm Dyletswydd a phedwar tîm mwy tymor hir. Roedd y pum tîm yn cynnwys Rheolwr Tîm (a oedd yn gyfrifol yn gyffredinol am y prosiect o ddydd i ddydd) a Gweithwyr Cymdeithasol Cymwys, gyda chefnogaeth strwythur rheoli cadarn a thîm o gydlynwyr prosiect.

Daeth timoedd y prosiect ag amrywiaeth enfawr o brofiad gwaith cymdeithasol Plant, o weithio gydag awdurdodau lleol ledled y wlad a darparu’r gallu ymarferol yr oedd ei angen drwy weithio ac achosion cymhleth i’r pwyntiau trosglwyddo y cytunwyd arnynt, gan sicrhau ansawdd a phrydlondeb cyson yn y canlyniadau i’r plant a’u teuluoedd.

Roedd y tîm Dyletswydd ac Asesu yn gweithio ar rota cylchog 6 wythnos, gan ymgymryd â 90 o achosion y gweithiwyd arnynt yn yr wythnosau rhyngddynt, gyda’r targed o sicrhau y byddai’r holl achosion yn cael eu canlyn/huwchgyfeirio/isgyfeirio yn ystod yr adeg honno, i alluogi i’r tîm gymryd y llwyth gwaith hwn yn gyson bob 6 wythnos.

Cymerodd y timoedd CIN/CP/LAC waith o bob rhan o’r ddinas, gan ymdrin ag achosion a aeth drwy’r swyddogaeth Dyletswydd ac Asesu. Roedd ein ffocws ni ar roi cynlluniau gofal ar waith a mynd ag achosion drwy gamau cyfreithiol os oedd angen hynny.

Wrth ddarparu’r prosiect, gweithion ni’n agos gyda thimoedd presennol y Cyngor, eu rheolwyr a’u partneriaid aml-asiantaeth, i ddeall y systemau a phrosesau presennol yn fanwl a datblygu partneriaethau effeithiol a chryf gyda’r nod o ddarparu canlyniadau gwell ar gyfer y plant a’u teuluoedd. Aethon ni i’r afael â sawl her allweddol, gan gynnwys:

Rhaglen wella NCC, a oedd yn cynnwys ymgyrch ar raddfa fawr i recriwtio a chadw staff yn eu gwasanaethau nhw i sicrhau gweithlu sefydlog ac effeithiol ar ddiwedd y bartneriaeth 18 mis o hyd.

Roedd angen rheoli trosiant staff yn rhanbarthol, drwy gynnal rheolaeth risgiau ac achosion ag ansawdd a chysondeb, gan roi tawelwch meddwl i NCC wrth iddo fynd drwy i brosesau recriwtio mewnol.

Newidiodd strategaeth a pholisi NCC yn ystod yr aseiniad ac roedden ni wedi gallu addasu ein timoedd prosiect wrth weithio mewn sefydliad deinamig. Rhoddwyd ffyrdd newydd o weithio ar waith, gan gynnwys prosesau newydd ar gyfer lleoliadau LAC. Yn ogystal, mabwysiadon ni DPAau newydd a gawsant eu bwydo’n ôl i NCC yn fisol i sicrhau bod y Cyngor ar ben ffordd i fodloni ei dargedau.

Cyflogon ni dîm Cymorth Busnes pwrpasol hefyd a gymerodd yr awenau wrth goladu data rheoli prosiect a sicrhau y cyflawnodd y timoedd gydymffurfiaeth uchel ar draws yr ystod o DPAau.

Darpariaeth Gwaith Cymdeithasol Arbenigol

Er mwyn sicrhau canlyniadau effeithiol o safon, gwnaethon ni’r canlynol hefyd: 

  • Darparu staff cyflenwi i’r llwythau gwaith uchaf – drwy gydol y gwaith, cafodd yr holl achosion eu darparu ag adnodd Xyla Health and Social Services a chymerwyd camau mewn achosion newydd o fewn 1 diwrnod gwaith
  • Darparwyd archwilio a gwaith thematig ar achosion yn wythnosol, ynghyd ag archwiliadau achosion manwl gan reolwyr a dysgu ar y cyd rhwng NCC a Xyla Health and Social Services.
  • Cynhaliwyd cyfarfodydd rheoli prosiect bob pythefnos i fynd i’r afael â risgiau a phroblemau posib.

Wrth ddod â’r prosiect i ben gyda Chyngor Dinas Newcastle, gwnaethon ni baratoi adroddiad diwedd prosiect, a gyflwynwyd i uwch-reolwyr, a oedd yn cynnwys ein harsylwadau a’n hargymhellion ar gyfer gwelliannau pellach yn rhanbarth yr awdurdod lleol, gan gynnwys:

  • Arferion gweithio presennol, gan gynnwys gweithredu rhwng partneriaid, megis timoedd cyfreithiol mewnol ac IROs
  • Mynd i’r afael â heriau gallu ymarferol
  • Arfer gwaith cymdeithasol, gan sicrhau bod darpariaeth gyson o wasanaeth ar hyd llwybr y plentyn